1. Syfte

Insamlingsstiftelsen Sverige-Ukraina (”Stiftelsen”) ska med goda rutiner för intern kontroll minimera riskerna för förekomsten av oegentligheter. Dessa rutiner består bland annat av delegationsordning, attestordning, jävspolicy, uppförandekod och regelunden ekonomisk uppföljning.

Syftet med denna policy är att tjäna som ledning för hanteringen av misstankar om oegentligheter om sådana ändå skulle uppstå. Policyn gäller för anställda, styrelsemedlemmar, volontärer, praktikanter och andra som i någon form representerar Stiftelsen.

2. Definition av oegentligheter

Med oegentligheter avses:

• Olagliga handlingar

• Handlingar som riskerar att skada Stiftelsens ekonomi, verksamhet, förtroende eller personal

• Handlingar där den egna ställningen utnyttjas för att otillbörligen uppnå fördel för egen eller annans räkning

3. Rutin för anmälan om oegentligheter

Den som framför misstankar om oegentligheter måste agera i god tro och ha rimliga grunder för att anta att det förekommer ett felaktigt agerande. Anklagelser som visar sig ha ont upsåt eller medvetet felaktiga kan resultera i disciplinära åtgärder.

Misstanke om oegentligheter rapporteras konfidentiellt till Stiftelsens generalsekreterare. Om misstankarna involverar generalsekreteraren görs rapporten istället direkt till styrelseordföranden. När anmälan tas emot ska den som mottar den omgående se till att ärendet blir formellt undersökt. Detta kan innebära att, om det är berättigat, juridisk sakkunskap anlitas och/eller att ärendet polisanmäls.

Den som framför misstankar och den som anklagas ska hållas informerade om utvecklingen av undersökningen.

4. Konfidentialitet

Identiteten för den som rapporterar om oegentligheter och den som anklagelserna riktas mot ska under hela undersökningen om möjligt hållas konfidentiella. Om utredningen kräver det kan den ena eller bådas identiteter dock komma att bli officiella. Skulle detta vara nödvändigt ska personerna informeras i förväg.

5. Skydd mot repressalier

Repressalier innebär att en person behandlas illa eller annorlunda efter att ha framfört misstankar om oegentligheter eller stöttat annan som gjort detta.

En person som i god tro framför misstankar om oegentligheter ska inte drabbas av repressalier. Att vidta repressalier mot den som anmält oegentligheter kan leda till disciplinära åtgärder.

Individer som tror att de utsatts för repressalier på grund av att de rapporterat om oegentligheter ska vidarebefordra all information och dokumentation som stödjer detta till generalsekreteraren för utredning. Om repressalierna involverar generalsekreteraren görs rapporten direkt till styrelseordföranden.

6. Information till styrelsen

Styrelsen ska informeras om alla rapporterade oegentligheter, dess utredning samt om eventuella repressalier.

7. Procedur för överklagande

En person som bedömts ansvarig för oegentligheter eller repressalier och därmed blivit föremål för disciplinära åtgärder kan hänskjuta ärendet till styrelsen. Styrelsens beslut i ärendet är slutgiltigt.