Denna arbetsordning fastställs av styrelsen och ska ses över årligen eller när styrelsen bedömer att förändringar krävs. Den kompletterar Stiftelsens stadgar (antagna den 25 april 2025) och stiftelselagen (1994:1220). Vid eventuell konflikt har stadgarna och tillämplig lag företräde.

a. Styrelsens ansvar

Styrelsen är Stiftelsens högsta beslutande organ och har ett gemensamt ansvar för att förvalta Stiftelsens angelägenheter. Detta innefattar att:

1. Ta fram och fastställa Stiftelsens strategiska plattform, övergripande mål och verksamhetsinriktning.

2. Fastställa den årliga verksamhetsplanen och budgeten.

3. Godkänna årsredovisningen och bokslut.

4. Tillsätta och entlediga generalsekreteraren, fastställa anställningsvillkor samt delegera arbetsgivaransvar till generalsekreteraren.

5. Löpande utvärdera Stiftelsens operativa ledning och vid behov tillsätta eller entlediga generalsekreteraren. Utvärderingen av generalsekreteraren är en grundläggande uppgift i styrelsens arbete. Ordföranden sammanställer styrelsens uppfattning och förmedlar en nyanserad bild av identifierade styrkor och förbättringsområden till generalsekreteraren.

6. Se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av Stiftelsens verksamhet och ekonomiska ställning mot fastställda mål.

7. Verka för att Stiftelsen kommunicerar öppet och sakligt med alla intressenter.

8. Se till att Stiftelsen efterlever tillämpliga lagar och regler, inklusive kraven för Svensk Insamlingskontrolls 90-konto och Giva Sveriges kvalitetskod. Medlemskap i Giva Sverige ska upprätthållas så länge Stiftelsen bedriver insamlingsverksamhet.

9. Fastställa och upprätthålla centrala styrningsdokument, däribland delegationsordning, uppförandekod, insamlingspolicy och denna arbetsordning.

10. Besluta om ställande av pant, borgen eller utfärdande av ansvarsförbindelser.

11. Se till att styrelsens arbete utvärderas årligen genom en systematisk och strukturerad process.

b. Styrelseordförandens ansvar

Styrelseordföranden har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt..

1. Ordföranden leder styrelsens arbete och följer Stiftelsens inriktning och utveckling genom regelbudn kontakter med generalsekreteraren. Ordföranden samråder löpande med generalsekreteraren i strategiska frågor.

2. Ordföranden kallar till extra styrelsemöte när så är påkallat.

3. Vid ordförandens förhinder ska styrelsens arbete ledas av vice ordförande. Vad som i arbetsordningen fastslås om ordföranden gäller i tillämpliga delar även för vice ordförande. Om varken ordföranden eller vice ordföranden är närvarande ska den ledamot med längst erfarenhet i styrelsen leda mötet.

4. Ordföranden organiserar och leder styrelsens arbete och skapar därigenom bästa möjliga förutsättningar för ett effektivt styrelsearbete.

5. Ordföranden bidrar till att styrelseledamöterna förstår uppdragets innebörd och omfattning.

6. Ordföranden uppmuntrar till öppen och konstruktiv diskussion där alla ledamöter deltar och skapar bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete.

7. Ordföranden ser till att styrelsen löpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om Stiftelsen och dess verksamhet samt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt.

8. Ordföranden tar emot synpunkter från givare, partners och andra intressenter och förmedlar dessa inom styrelsen när så är lämpligt.

9. Ordföranden håller löpande kontakt med generalsekreteraren och fungerar som diskussionspartner och stöd.

10. Ordföranden säkerställer att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete.

11. Ordföranden kontrollerar att styrelsens beslut verkställs effektivt.

12. Ordföranden fastställer, efter samråd med generalsekreteraren, förslag till dagordning för styrelsens sammanträden.

13. Ordföranden företräder vid behov Stiftelsen i externa kontakter.

c. Styrelseledamöternas ansvar

Alla styrelseledamöter ska vara medvetna om det personliga ansvar som styrelseuppdraget innebär.

1. En styrelseledamot har en sysslomannaliknande ställning i förhållande till Stiftelsen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid, omsorg och kunskap som krävs för att på bästa sätt tillvarata Stiftelsens intressen.

2. En styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla, föra fram sina uppfattningar och göra de ställningstaganden detta föranleder samt begära den kompletterande information eller tillägna sig den kunskap som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut.

3. En ny styrelseledamot ska genomgå erforderlig introduktion som omfattar Stiftelsens stadgar, styrningsdokument, strategi, ekonomisk ställning och pågående projekt, samt den utbildning i övrigt som ordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig.

d. Styrelsemöten

1. Styrelsen ska hålla minst fem (5) sammanträden per år utöver det konstituerande styrelsemötet. Alla möten får hållas digitalt, per telefon eller per capsulam.

2. Vid varje ordinarie sammanträde ska följande ärenden behandlas:

   2.1. Protokoll från föregående sammanträde.

   2.2. Val av sekreterare och justerare.

   2.3. Godkännande av dagordning.

   2.4. Generalsekreterarens rapport, inklusive:

   -        Verksamhetsuppdatering.

   -        Ekonomisk rapport med väsentliga händelser, budgetavvikelse och prognos vid behov.

   -        Framtidsutsikter och kommande prioriteringar.

3. Generalsekreteraren är föredragande på styrelsemöten och äger rätt att närvara på samtliga möten i den egenskapen

4. Protokoll ska föras vid alla styrelsemöten. Protokollet ska med hänvisning till utsänt material eller bilagda handlingar formulera styrelsens beslut och även innehålla en redogörelse för eventuell avvikande mening.

5. Protokollet ska tillställas samtliga styrelseledamöter samt generalsekreteraren. Utsänds protokollet i ojusterat skick ska justering ske vid nästa styrelsemöte.

6. Protokollen ska arkiveras av Stiftelsen.

7. Styrelsen utser vid varje möte en protokollförare.

8. Styrelseledamöter och ordföranden är skyldiga att anmäla jäv. Ledamot som är jävig får inte bereda ärenden, delta i beslut eller företräda Stiftelsen i frågor där jäv föreligger. Ordföranden beslutar ytterst om jäv föreligger för en enskild ledamot. Jävsregler framgår av Stiftelsens uppförandekod och delegationsordning.

e. Finansiell rapportering och intern kontroll

Styrelsen ansvarar för att Stiftelsens finansiella rapportering upprättas i enlighet med tillämplig lag och redovisningsstandarder samt för att övervaka Stiftelsens interna kontroll.

1. Stiftelsens räkenskaper och styrelseprotokoll för det gångna räkenskapsåret ska överlämnas till revisorn senast den 31 mars.

2. Årsredovisningen ska upprättas i enlighet med tillämpliga redovisningsstandarder och lagkrav.

3. Styrelsen ska omedelbart ovanför underskrifterna i årsredovisningen lämna en försäkran om att årsredovisningen, såvitt de känner till, upprättats i enlighet med god redovisningssed, att lämnade uppgifter stämmer med de faktiska förhållandena och att ingenting av väsentlig betydelse utelämnats som skulle kunna påverka den bild av Stiftelsen som skapats av årsredovisningen.

4. Styrelsen ska se till att Stiftelsen har en god intern kontroll samt löpande hålla sig informerad om och utvärdera hur Stiftelsens system för intern kontroll fungerar.

f. Sekretess

All information som en styrelseledamot eller generalsekreteraren erhåller genom sitt uppdrag och som Stiftelsen inte offentliggjort ska omfattas av sekretess. Styrelseledamöter och generalsekreteraren äger inte rätt att, utom när så krävs enligt lag, lämna sådan information till tredje part.

g. Ikraftträdande och revidering

Denna arbetsordning fastställs av styrelsen och träder i kraft vid styrelsens beslut. Den ska ses över årligen samt när väsentliga förändringar sker i Stiftelsens organisation, stadgar eller tillämpliga regelverk.